Rapports de chantier via Telegram

La fonctionnalité phare d'Influency : vos équipes envoient leur rapport de chantier depuis leur téléphone, sans installer aucune application.

1. Créer votre bot Telegram

  1. Ouvrez Telegram et démarrez une conversation avec @BotFather.
  2. Envoyez la commande /newbot et suivez les instructions (nom du bot, identifiant se terminant par « bot »).
  3. BotFather vous remet un jeton (token) — copiez-le, il ne sera plus jamais réaffiché intégralement.

2. Connecter le bot à Influency

  1. Rendez-vous sur la page Telegram de votre espace, puis cliquez sur « Connecter un bot ».
  2. Collez le jeton du bot (et éventuellement son identifiant), puis enregistrez.
  3. Influency configure automatiquement la connexion technique avec les serveurs Telegram. Un indicateur « Webhook actif » confirme que tout est prêt.
Un jeton de bot correspond à un seul espace de travail. Si un collaborateur travaille également dans une autre entreprise utilisant Influency avec son propre bot, les deux bots apparaîtront simplement dans son menu de conversations Telegram.

3. Donner accès à un ouvrier

  1. Depuis la page Telegram, cliquez sur « + Ajouter un accès ».
  2. Choisissez le salarié concerné dans votre Personnel (et/ou son numéro de téléphone).
  3. Un code d'accès à 8 caractères s'affiche : transmettez-le à la personne, par SMS ou oralement.
  4. L'ouvrier ouvre votre bot dans Telegram et envoie le code reçu (ou /start CODE) : son accès est activé instantanément et le menu du bot s'affiche.

Vous pouvez révoquer un accès à tout moment depuis cette même page ; cela n'efface pas l'historique des rapports déjà envoyés par cette personne.

Le menu du bot

Chaque ouvrier vérifié voit : Rapport, Planning, Salaire, Carburant, Facture, et — uniquement si vous lui avez donné l'accès « Devis » — Devis.

Envoyer un rapport de chantier (côté ouvrier)

  1. Choisir « Rapport » dans le menu, puis sélectionner le chantier concerné. Les chantiers dont le rapport est prévu aujourd'hui apparaissent en priorité. Pour envoyer un rapport pour un autre jour, ouvrez le Planning, sélectionnez le jour souhaité, puis choisissez « Rapport ».
  2. Envoyer une ou plusieurs photos, vidéos ou une note vocale — ou passer directement à l'étape suivante.
  3. Ajouter un commentaire libre (optionnel).
  4. Indiquer ses heures supplémentaires éventuelles (boutons rapides de 1h à 8h, ou saisie libre).
  5. Vérifier le récapitulatif et confirmer — ou annuler à tout moment sans que rien ne soit enregistré.

Le rapport confirmé apparaît immédiatement dans le Fil d'actualité du chantier concerné, et toute heure supplémentaire déclarée part en attente de validation.

Planning et salaire consultables dans le bot

  • Planning — l'ouvrier consulte son planning et peut lancer un rapport pour un jour et un chantier précis, notamment pour rattraper un oubli.
  • Salaire — il consulte une estimation de son net du mois en cours, ses heures travaillées et ses heures supplémentaires (approuvées et en attente).

Carburant et factures depuis le bot

  • Carburant — l'ouvrier choisit un véhicule et peut transmettre les informations relatives au carburant depuis le terrain.
  • Facture — il peut transmettre une facture ou un ticket fournisseur reçu sur le terrain. La facture arrive « en attente d'attribution » côté bureau, à rattacher à un chantier depuis Achats & stock.

Envoyer une notification manuelle à votre équipe

Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les utilisateurs qui disposent d'un accès à l'interface web de la plateforme et des autorisations correspondantes.

  1. Depuis Notifications, rédigez votre message et associez-le éventuellement à un chantier.
  2. Choisissez les destinataires (laissez vide pour toucher tout le monde) et une fréquence : une seule fois, ou récurrente (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle, ou tous les N jours).
  3. Choisissez une date et une heure d'envoi, ou laissez les champs vides pour un envoi immédiat.

Chaque destinataire reçoit le message avec les boutons « ✅ Je confirme » / « ❌ Annuler » pour accuser réception. Vous pouvez suivre le statut de lecture pour chaque destinataire et relancer l'envoi en cas d'échec de livraison pour une personne précise.

Dépannage

  • Le bot ne répond pas — vérifiez que la page Telegram affiche bien « Webhook actif ». Si ce n'est pas le cas, reconfigurez le jeton du bot.
  • Un ouvrier ne peut pas envoyer de rapport — assurez-vous qu'un salarié de votre Personnel est bien relié à son accès Telegram et qu'il dispose d'une affectation planning correspondante.
  • Le bouton « Devis » n'apparaît pas — vérifiez que l'accès « Accès Devis » est bien coché pour cette personne sur la page Telegram.