Factures fournisseurs, stock et outillage

Ce module permet de gérer vos achats (matériaux, outillage, sous-traitance…) et de suivre leur affectation à vos chantiers. Il est distinct de la facturation de vos clients — voir Facturation clients pour émettre vos propres factures.

Enregistrer une facture fournisseur

  1. Depuis Factures, cliquez sur « + Ajouter » et importez une photo ou un PDF, ou saisissez les informations manuellement.
  2. Vérifiez les informations renseignées et complétez ou corrigez les champs si nécessaire.
  3. Validez la facture pour l'enregistrer dans votre registre d'achats.
Les factures envoyées par vos équipes depuis le bouton « Facture » du bot Telegram arrivent également dans cette section et peuvent être traitées depuis l'interface web.

Répartir une facture sur vos chantiers

Une facture fournisseur peut être associée à un chantier ou répartie entre plusieurs chantiers lorsque les achats concernent plusieurs projets.

  • Lier à un chantier — lorsque toute la facture concerne un seul chantier, sélectionnez simplement le chantier concerné. La dépense correspondante est alors créée automatiquement.
  • Répartir les matériaux par quantité — lorsque la facture contient plusieurs articles ou matériaux destinés à différents chantiers, vous pouvez répartir les quantités de chaque article entre les chantiers concernés. Par exemple, 14 tubes de mastic peuvent être affectés à un chantier et 10 à un autre.
La répartition par montant entre plusieurs chantiers n'est pas disponible. Pour les achats de matériaux, utilisez la répartition par quantité lorsque cela est nécessaire.

Mettre une facture en stock

Lorsque les matériaux achetés ne sont pas encore destinés à un chantier précis, vous pouvez les affecter au Stock / Entreprise. Ils peuvent ensuite être suivis dans le stock et utilisés dans le cadre de vos activités.

Doublons

Les factures similaires peuvent être regroupées afin de vous aider à identifier d'éventuels doublons. Vérifiez toujours les informations avant de supprimer ou d'écarter une facture.

Suivre votre outillage

La page Stock outillage permet de suivre les outils de votre entreprise, leur état, leur statut et les quantités disponibles.

  1. Ajouter un outil — renseignez les informations disponibles concernant l'outil : nom, référence, catégorie, marque, numéro de série, état, quantité et informations d'achat.
  2. Assigner — affectez une quantité d'outillage à un chantier et/ou à un salarié.
  3. Retour — enregistrez le retour du matériel précédemment affecté.

Le système d'affectation et de retour vous permet de suivre l'utilisation de vos outils et matériaux ainsi que les quantités disponibles.